کاربرانی که درگیر یک فرایند هستند، فرم‌ها، پیام‌ها و اعلان‌ها را از طریق یک کارتابل، دریافت و مشاهده می‌کنند و اقدامات کاربر در مراحل مختلف فرایند نیز در همین کارتابل انجام می‌شود.

این کارتابل در یک وبسایت قابل دسترس است و نیازی به ورود در کنترل پنل نرم‌افزار وجود ندارد.

کاربر پس درج و ثبت نام کاربری و گذرواژۀ خود و ورود به سیستم، در بخشی از صفحه، عددی را مشاهده خواهد کرد که نمایندۀ تعداد پیام‌ها در کارتابل است و با کلیک بر آن، وارد کارتابل می‌شود. برای خروج از حساب کاربری نیز می‌بایست از دکمه یا آیکن مربوطه (بسته به نوع طراحی می‌تواند متفاوت باشد) روی وبسایت استفاده شود.